Bài toán tự động hóa trong quản lý công việc
Việc quản lý một team nói chung, một team content nói riêng luôn khá rắc rối, nhất là khi lượng nhân viên và số lượng công việc càng ngày càng nhiều hơn. Vậy nên việc tìm ra giải pháp tự động hóa công việc quản lý cũng như theo dõi tiến độ công việc là một điều rất cần thiết và quan trọng.
Ví dụ về một luồng công việc
Luồng công việc của mình thường là (mình làm SEO, Marketing, cũng có làm chút Code Website, viết giao diện, tạo chức năng thêm cho Website, viết vài tools vớ vẩn cho đỡ buồn hoặc giúp giải quyết mấy công việc nhàm chán):
- Nghiên cứu từ khóa
- Đưa từ khóa cho content viết
- Content viết thì sẽ yêu cầu mình đọc và duyệt bài, nếu có vấn đề gì thì sẽ note lại để content sửa
- Content sửa bài xong thì mình sẽ đánh dấu là ok
- Những bài viết nào ok rồi thì sẽ đăng, submit Google Search Console
- Đăng bài và theo dõi thứ hạng từ khóa, lưu lượng truy cập (đối với từng url)
- Sau một khoảng thời gian nhất định, tổng kết thống kê xem những bài viết nào đạt được nhiều lưu lượng truy cập nhất, và những bài đó được ai viết. Và ai là người viết hiệu quả nhất, đem về nhiều khách truy cập nhất.
Tự động hóa các công việc lặp lại, tại sao không?
Cơ bản thì luồng công việc nó như vậy, nên mình nghĩ ngay, liệu có cách nào tự động hóa những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán hay không?
Có một số việc có thể tối ưu giúp đỡ tốn thời gian hơn, dễ theo dõi hơn cũng như đỡ tốn công sức hơn. Ví dụ như khi content viết xong, thì sau đó sẽ cần thông báo với mình, để mình vào check nội dung, rồi sau khi duyệt có vấn đề gì, thì lại note lại kêu content vô sửa. Cứ thế đến lúc hài lòng với content thì mình sẽ check ok cho bài viết, để đó sau đăng.
Nghe quy trình khá là loằng ngoằng, và khá tốn thời gian, nếu cứ nhắn qua nhắn lại như thế cũng mất nhiều thời gian, chưa kể có thể bị trôi tin nhắn, quên, vậy nên có hệ thống tự động hỗ trợ là tốt nhất, nhanh chóng và hiệu quả!
Hơn nữa, việc thống kê kết quả, hiệu quả công việc thì nếu mỗi lần cần báo cáo mới export dữ liệu hoặc nhập liệu tay, thì khá là “nông dân" và tốn công sức, tốn thời gian nữa. Mục tiêu là tự động hóa hoàn toàn những cái gì tự động được, nhất là những thứ lặp đi lặp lại.
Các phần công việc có thể tự động hóa
Dựa theo cái luồng công việc như trên, chúng ta thấy rằng có mấy điểm tự động và quản lý bằng Google Sheets được:
- Việc yêu cầu duyệt bài
- Việc duyệt bài và thông báo đã duyệt
- Dựa theo dữ liệu từ bản Google Sheets quản lý (gồm có url đăng, người viết), và Google Analytics, đưa ra số liệu về traffic của từng bài viết, và của từng người viết bài trong một khoảng thời gian nhất định.
Làm như thế nào?
Bài toán cụ thể
Như luồng công việc đã được mình nêu ra ở phần trên, thì sẽ cần giải quyết một số vấn đề sau:
- Một bảng tính chung, để có thể làm việc nhóm và nhập dữ liệu một cách đơn giản và hiệu quả, với các cột dữ liệu được điền rõ ràng, đúng mục đích, không bị trùng lặp (Phần này có mẫu Google Sheets sẵn)
- Tự động gửi Email (tới email của mình) khi có ai đó click vào checkbox yêu cầu duyệt bài viết.
- Tự động gửi Email (tới người yêu cầu duyệt bài), khi mình duyệt bài ok và click vào checkbox đã duyệt bà
- Ngoài ra, có thể định kỳ hàng tuần, quét KPI, nếu KPI chưa đạt thì gửi Email nhắc nhở. Cuối tuần gửi Email tổng kết tỉ lệ hoàn thành công việc.
- Kết nối với Data Studio, giờ đã đổi tên thành Looker Studio, không rõ vì lý do gì ┐ (‘～ `;) ┌, và tạo báo cáo từ nó
Tất nhiên, sẽ phát sinh một số thứ mình cần quan tâm, như phân quyền trong Bảng tính làm việc chung, một số cột thì chỉ có chính mình có quyền sửa, ví dụ cột duyệt bài, không ai khác có quyền sửa cột này.
=> Vì nếu nhân viên click vào tự duyệt thì hỏng ＼ (〇_ｏ) ／
Việc phân quyền và khóa quyền cho các vùng của bảng tính cũng khá dễ, bạn có thể xem mẫu mình đã làm ở phía dưới, hoặc tự phân quyền bằng chức năng Bảo vệ bảng tính và ô của Google Sheets. Không khó để làm, chỉ hơi mất công cài đặt ban đầu thôi.